SKAT jagter kørselspenge

-
SKAT har fokus på om virksomhederne udbetaler skattefri kørselsgodtgørelser korrekt. Hvis ikke, kan det give et skattesmæk til medarbejderen.

Af Nicolai Lassen

Alle kender situationen ? den gammeldags kørebog er en daglig irritation. Mange medarbejdere synes oplysningerne om deres kørsel er overflødige, for deres chef ved udmærket hvor de har været. Det er SKAT ganske uenig i. Det et ufravigeligt krav at det klart fremgår af kørebogen, hvor medarbejderen har været i løbet af arbejdstiden.

Det drejer sig om de situationer, hvor medarbejderen bruger egen bil eller rejser i forbindelse med deres arbejde. Udgifter til benzin, mad, hotel og lignende kan blive dækket via skattefri godtgørelse.

Konsekvenserne ved ikke at opfylde kravet kan være ganske bekostelig. Hvis ikke medarbejderen konsekvent oplyser hvert besøgssted, kan retten til kørselsgodtgørelse bortfalde og allerede udbetalt kørselsgodtgørelse kan blive beskattet som lønindkomst tre år tilbage.

Et andet krav er arbejdsgiverens godkendelse. Én manglende underskrift på bare ét enkelt bilag kan blive dyrt. Kravet om underskrift på bilagene skyldes at arbejdsgiveren skal kunne vise SKAT at alt i kørselsregnskabet er blevet kontrolleret.

Hvis arbejdsgiveren ikke holder styr på bilagene kan godtgørelsen pludselig blive skattepligtig, og det kan blive en bekostelig affære for den enkelte medarbejder. Det er budskabet fra flere revisorer som følge af at SKAT i øjeblikket er på kontrolbesøg i mange virksomheder.

Et af SKATs indsatsområder i 2012 er den skattefri kørselsgodtgørelse. I 2010 var udbetalingerne på 8,4 mia. kr., så det er absolut ikke småpenge det handler om.

Udbetalingen af skattefri godtgørelser er ikke et ?tagselvbord?. En række krav skal opfyldes hver eneste gang, og det kan forekomme noget bureaukratisk, men SKAT lægger vægt på at kravene er opfyldt.

Skriver medarbejderen fx kun kundebesøg, er det nærmest som at give SKAT fri adgang til at udstede et girokort. Man bliver nødt til at skrive hver enkelt besøgssted på for at opfylde kravene. Arbejdsgiveren skal på sin side have en klart nedskrevet procedure for håndteringen af kontrollen.

Med en elektronisk kørebog fra ABAX er mange udfordringer løst. Alle ture bliver logget automatisk, så medarbejder og arbejdsgiver har en 100% automatisk kørebog og dermed dokumentation til SKAT.

ABAX elektronisk kørebog leverer kørselsdata, og det eneste medarbejderen skal gøre er at ændre formål med turen fra privat til firma inden han printer kørebogen til underskrift hos arbejdsgiveren.

Hvis ikke medarbejderen har været inde og ændre formål kan kørebogen ikke udskrives.

Hver gang en kørebog er udskrevet gemmes den i en bilagsmappe men også i det web-baserede system. Administrator har overblik over alle medarbejdernes leverede kørebøger, og som medarbejder kan man se sine egne leverede kørebøger.

ABAX gemmer al data i 5 år.